Toute personne ayant déjà organisé un événement peut faire part d’un souvenir négatif lors de l’organisation de celui-ci. Il nous est tous déjà arrivé une mésaventure avec un lieu annulé au dernier moment, un traiteur qui n’a pas la bonne production et bien d’autres tracas liés à l’événementiel ! Mais comment éviter ces accros ?
L’élément clé qui détermine votre succès est le timing. Planifier un événement demande une préparation minutieuse et une gestion efficace du temps. La question cruciale est : « Combien de temps à l’avance devrais-je commencer la planification de mon événement ? » Planifier minutieusement votre temps vous permettra d’éviter les (mauvaises) surprises de dernières minutes le stress.
Un timing à adapter selon la taille de l’événement 📔
La taille et la portée de votre événement joue un rôle crucial dans la détermination du moment idéal pour commencer la planification. Pour les petits événements, comme des ateliers ou des réunions d’équipe, une fenêtre de 2 à 4 mois avant la date prévue est largement suffisante. En revanche, les grands événements tels que les conférences et séminaires, les soirées d’entreprises ou les conventions demandent une planification beaucoup plus étalée sur le temps en raison de leurs plannings de production plus complexe.
En interne, les retards sont souvent dût à un temps de réflexion long jusqu’à la prise de décision par votre hiérarchie. Elargir votre planning vous permettra d’anticiper les potentiels retards.
Les étapes à ne pas négliger ! ⏰
Et oui ! Un événement se prépare avec un calendrier alloué au diverse étapes de votre événement. Voici un petit guide des étapes à ne pas louper. Ce planning est bien évidement à adapter à votre typologie d’événement.
1 – Préparation initiale : Cette étape inclut la définition des objectifs de l’événement. Tout événement professionnel a une portée bien particulière. Remercier des collaborateurs, fusion, lancement de produit… Définissez clairement les objectifs de votre événement afin d’en dégager le concept. Cette étape inclut également l’établissement d’un budget , la sélection d’une date et la création d’une liste initiale des invités. Cette étape peut se concrétiser en 2 à 3 semaines avec votre hiérarchie.
2 – Planification détaillée : La planification détaillée peut prendre environ 2 à 4 mois en fonction de la complexité de l’événement. Cela inclut la recherche et la réservation du lieu, la planification du programme de la soirée, la sélection des activités, la coordination avec les fournisseurs (traiteur, décoration, divertissement, etc.), l’envoi des invitations et la gestion des confirmations.
3 – Parlons peu parlons lieu ! L’une des étapes les plus cruciale et qui ne répond pas à une seule règle. Plusieurs éléments sont a prendre en compte et peuvent faire varier le temps de planification de cette étape. trouvez un lieu qui répondra à vos besoin logistique peut-être plus compliqué qu’il n’y paraît. Tenez également compte de la temporalité. Certaines dates sont connus pour être très chargée en événementiel. Par exemple, le 16 décembre. Il est bon de commencer à préparer son événement de fin d’année dès la rentrée ! Donc en matière de lieu ! Plus on s’y prend tôt, plus on évite le stress
4 – Communication et logistique : Entre 2 et 6 semaines avant l’événement, vous devrez finaliser les détails logistiques, confirmer les réservations et faire le point avec les fournisseurs. Il sera également temps de communiquer avec les participants pour leur fournir les informations nécessaires.
Planifier son événement selon sa typologie, le guide :
Séminaire et Convention :
Pour un séminaire ou une convention , il est essentiel de commencer tôt, idéalement de 6 à 12 mois avant l’événement. Cette période permet de choisir le lieu idéal, de développer un programme riche, de réserver des intervenants de renom, de garantir une logistique fluide et d’assurer une communication efficace pour donner plus de portée à votre événement.
Soirée d’entreprise :
Une fourchette de 3 à 6 mois à l’avance est nécessaire (ou 6 à 12 mois pour une soirée de grande envergure), vous vous assurez ainsi d’avoir le temps nécessaire pour choisir le lieu parfait, peaufiner le concept, sélectionner le traiteur idéal et créer du désir auprès de vos collaborateurs.
Journée d’entreprise ou Team-Building :
Avec une planification de 3 à 6 semaines, ces rassemblements restent accessibles et efficaces. Cela vous laisse le temps de sécuriser un lieu adapté.
Et pour le jour J, laissez-vous des créneaux de libre. L’événementiel est un domaine remplis de surprises, cela vous permettra de réagir en cas de problème !
