Tout le monde connait le « séminaire », événement d’entreprise qui, dans le cadre professionnel, permet de réunir l’ensemble de vos collaborateurs afin de lancer un produit, fêter une fin d’année réussie ou encore former à un nouveau savoir-faire. Dernièrement, la tendance est aussi d’organiser des journées qui seront aussi l’occasion d’intégrer de nouveaux salariés dans l’équipe mais également de renforcer la cohésion de groupe en dehors des locaux de l’entreprise.
Ce que l’on connait moins, ceux sont les enjeux derrière un séminaire. À l’heure de la rentrée des entreprises, l’équipe Capdel vous donne ses meilleurs conseils pour l’organisation de votre séminaire.
1er conseil, votre événement doit être conçu en fonction de l’objectif et de la cible. Il faut également prendre en compte plusieurs critères comme :
- Prévoir une date au préalable susceptible de convenir à tout le monde.
- Envisager un lieu adéquat.
- Estimer un budget prévisionnel.
Une vraie réflexion doit être envisagée pour concevoir votre événement d’entreprise en fonction des attentes de chacun et nous vous conseillons d’établir une « to-do list ».
Prévoir la date à l’avance
Dans cette « to-do list », il faudra y faire figurer la date de l’organisation de l’évènement souhaité par rapport aux jours de rencontres sportives, d’événements culturels, les jours de ponts ou encore les vacances scolaires. Si vous prévoyez un évènement d’entreprise de plusieurs jours, il faudra veiller à ce que tous les collaborateurs soient libres, et pour un événement international, les périodes de congés de chaque pays.
Le jour de l’évènement doit être annoncé au minimum un mois en avance mais il est évident que plus l’annonce est tardive, plus vous risquez de ne pas avoir tous les participants souhaités. Il est donc préférable de le faire dès que possible.
Trouver le lieu idéal
En fonction de votre budget, le choix du lieu pour votre événement d’entreprise va être crucial car il donnera une identité à votre séminaire. D’une simple location de salle à un château en passant par un lieu atypique, les choix sont multiples. Le lieu variera selon le nombre de personnes mais également selon le format. L’équipe Capdel suggère toujours plusieurs options afin de ne pas se retrouver, par exemple si le nombre de participants augmente dans un endroit trop restreint.
Si votre événement se trouve à Paris ou Île-de-France, vous avez intérêt à veiller aux transports en commun. L’accès hors Île-de-France ou en région sera un élément clé du succès de votre événement. Il faudra donc envisager le transport comme par exemple des navettes-autocars. De plus si votre évènement d’entreprise dure sur deux, trois jours ou plus, l’hébergement des collaborateurs sera nécessaire. Il s’agit donc de veiller à la capacité de l’établissement et si l’hébergement se fait en chambres single ou partagées (chambres doubles ou twin). Pour finir, les activités de team building et ludique, la restauration, nécessiteront des espaces spécifiques à l’extérieur ou à l’intérieur qu’il faudra prévoir.
Anticiper les imprévus de votre organisation d’événement d'entreprise
Les événements d’entreprise sont de plus en plus prévus quelques semaines seulement à l’avance et les imprévus doivent être tous considérés. Questionner votre chef de projet Capdel sur la période adéquate est conseillé. Selon la saison, privilégiez des lieux qui proposent une solution couverte pour ne pas se retrouver sous la pluie dans un endroit idyllique.
De part son expérience, Capdel pourra vous conseiller pour la sélection du lieu. Vous pouvez également nous confier votre cahier des charges et nous vous proposerons de concevoir votre événement d’entreprise sur-mesure, ce qui vous donnera un réel gain de temps.
Le but premier est de proposer un événement unique et propre aux attentes de vos partenaires ou de vos collaborateurs, que vous puissiez vous différencier et provoquer une vraie surprise chez vos collaborateurs. Nous nous assurerons d’appréhender les imprévus et organiser les solutions de repli, comme par exemple un second réseau internet, ou une restauration adaptée aux régimes de vos participants.
Organisation de points réguliers
Il est important de garder le contact avec les prestataires et vos interlocuteurs internes tout au long de la gestion du projet événementiel. Pour cela, vous pourrez organiser un comité de pilotage régulier afin de suivre l’avancement du projet. La veille de votre événement, vous devrez vérifier l’événement minute par minute selon son planning. Également, le planning sera partagé avec le lieu et les intervenants la veille de l’événement.
Le Jour J
Quelle que soit l’heure de votre séminaire, il est important de rassembler vos interlocuteurs afin de revoir les derniers détails de l’organisation. L’accueil des participants devra être soigné, le déroulement communiqué aux participants et respecté scrupuleusement. Enfin, notre équipe d’experts vous donnera les conseils pour créer l’engagement des collaborateurs dès le début de votre séminaire.
Fin de l’événement
À la suite de l’événement, pensez bien à solliciter vos collaborateurs en demandant leurs retours sur le séminaire ou la soirée d’entreprise sous forme de questionnaire des satisfaction. Notre équipe pourra analyser avec vous les retours de vos collaborateurs et développer des idées… pour votre prochain projet !
Vous souhaitez nous confier l’organisation de votre séminaire d’entreprise, soirée événementielle ou tout type d’événement d’entreprise sur mesure ?
Thomas, de Capdel
